워크 다이어트 낭비 업무 줄이기

워크 다이어트 낭비 업무 줄이기

 

 

 

일의 효율성을 높이는 또 하나의 방법은 낭비업무를 줄이는 것이다. 눈에 보이는 물리적 낭비뿐만 아니라 공간적, 시간적, 업무방식 등 다양한 관점에서 낭비 요소를 줄임으로써 업무 효율성을 극대화하는 워크 다이어트가 필요하다. 워크 다이어트를 통해 업무를 수행하는 데 있어 오랫동안 케케묵은 군살을 빼고 슬림한 프로세스로 업무 효율성을 높여야만 창의적인 사고로 무장한 업무 혁신을 이룰 수 있다.

워크 다이어트의 필요성과 추진 방안을 살펴본다.

 

 

Part 1

이슈 & 트랜드

낭비 줄이고 효율성 높이는 워크 다이어트

 

Part 2

워크 다이어트 접근 영역

방식 및 시공간 포함한 포관절 워크 다이어트 추진

 

Part 3

워크 다이어트 추진 프로세스

현재 업무 철저히 진단해 맞춤형으로 낭비 요소 제거

1, 현재 업무 진단

2, 업무 프로세스 분석 및 구조화

3, 낭비 요소 도출

4, 추진과제 선정 및 실행

 

 

 

Part 1

이슈 & 트랜드

낭비 줄이고 효율성 높이는 워크 다이어트

 

워크 다이어트는 단순히 업무 양을 줄이는 개념이 아니라, 업무에서 낭비 요소를 줄여 개인은 물론 조직 전체의 업무 효율성을 높이는 방법론이다. 현재의 업무를 공간으로 표현한다면 공간에 존재하는 유형적, 무형적 낭비를 줄여 새로운 공간을 확보하고 이 공간을 창의적 사고로 채워 성과를 극대화 하는 것이라고 말할 수 있다. 워크 다이어트가 왜 필요한지 살펴본다.

 

워크 다이어트는 낭비 업무를 줄인다는 뜻이다. 종종 워크 다이어트를 단순히 업무 양을 줄이는 것으로 생각하는 경우가 있는데 업무 양을 줄이는 개념이 아니라, 업무를 수행하는 데 있어 불필요한 낭비 요소를 줄여 전체 업무 효율성을 높이는 방법론이다.

이렇게 낭비 요소를 줄여 업무 효율성을 높임으로써 구성원 개개인은 더욱 창의적인 사고로 업무를 수행할 수 있도록 하고 이를 기반으로 조직은 창의적이고 효율적인 사업 전개로 성장 모멘텀을 지속적으로 높여갈 수 있게 된다.

업무에서 낭비 요소는 다양한 시각에서 찾을 수 있다. 간단하게는 우리가 흔히 사용하는 사무용품 등 눈에 보이는 유형적 낭비가 있을 수 있고 불필요한 회의문화 등 업무 방식에서의 낭비, 업무 공간에 대한 낭비, 또 불합리한 제도나 비합리적인 조직구조에서 발생하는 낭비 등 조직의 특성에 따라 다양한 낭비 요소를 정의할 수 있다. 또 특정 업무에 대한 효율성 향상을 목적으로 관련된 낭비 요소를 발굴할 수도 있다.

 

 

워크 다이어트는 변화를 위한 준비

낭비를 줄여 업무 효율성을 높이는 워크 다이어트가 중요한 이유는 경영 환경이 시시각각 급변하는 상황에서 변화에 신속히 대처하고 시장을 주도하기 위해서는 언제라도 바로 움직일 수 있는 준비된 조직이 되어야 하기 때문이다. 즉 오랫동안 조직의 관행으로 이어져 온 케케묵은 군 실을 빼고 슬림한 조직으로 거듭나야 지금이 경영 환경을 선도할 수 있다.

올해 초 포스코에서는 지시, 보고, 회의문화 등을 개선하는 워크 다이어트를 추진해 낭비 업무를 최소화하고 핵심 업무에 집중할 수 있도록 했다. 자체적으로 워크 다이어트 10계명을 선정해 전 구성원이 참여하는 변화관리 캠페인을 전개해 명확한 업무지시와 효과적인 보고 체계, 이 메일 당일 피드백, 정보 공유형 보고서 지양 등 세부적인 실천 방안을 마련했다.

KB 국민은행은 지난해 고객과 은행 간 신뢰를 높이려면 영업점 직원들이 고객 상담에만 집중할 수 있는 환경이 구축되어야 한다는 전제 아래 직원들이 직접 아이디어를 모아 워크 다이어트를 실시했다. 단순 창고 고객의 대기 시간을 줄이고 상품판매, 대출 등 긴 상담이 필요한 고객에게 집중할 수 있도록 창구 레이아웃을 개선하는 등 불필요한 낭비 요소를 줄여 영업점 직원들이 고객 상담에 최대한 집중할 수 있도록 했다.

이렇게 시장을 선도하고 있는 많은 기업들이 저마다 사업 성격에 맞춘 워크 다이어트를 추진하고 있다. 변화하는 경영 환경에 적극 나서고 있는 것이다.

 

 

낭비 개념, 유형적으로 무형적으로 확대

사실, 워크 다이어트는 그 용어만으로는 새로운 혁신 방법론처럼 보이지만 이미 낭비 개념은 1980년대부터 강조되어 왔다. 80년대 기술집약적 첨단산업이 발달하기 시작하면서 그동안 사람에 의한 생산의 많은 부분을 기계가 대신하기 시작했고 생산성을 높이기 위한 운영 효율성이 강조되면서 낭비적 요소에 대한 다양한 개선 방법론이 나타났다.

이렇게 시작된 낭비의 개념은 2000년대에 들어서면서 다양한 부문으로 확대되었다. 생산 현장의 유형적 낭비 개념이 사무, 행정, 서비스 등의 부문으로 확산되기 시작한 것이다. 그러면서 눈에 보이지 않는 조직 문화에서의 다양한 무형적 낭비 개념이 강조되기 시작했다.

워크 다이어트는 그 연장선에서 통합적 개념으로 낭비 요소를 찾고 조직이나 사업의 특성에 따라 맞춤형으로 낭비를 중여 업무 효율성을 극대화 하는 방법론이다.

따라서 워크 다이어트는 버텀업 방식으로 구성원들의 니즈와 아이디어를 반영해 전개하는 것이 바람직하며 사전 진단을 통해 업무 프로세스에서 조직 본연의 목표와 성과를 높일 수 있는 낭비 요소를 찾아내 집중적으로 개선하는 것이 필요하다.

 

 

 

Part 2

워크 다이어트 접근 영역

방식 및 시공간 포함한 포괄적 워크 다이어트 추진

 

 

워크 다이어트의 궁극적인 목적은 결국 창의 기반의 생산성을 높이기 위한 것이다. 낭비를 줄인다는 것 자체가 그동안 인식하지 못했거나 알면서도 개선하지 못했던 불합리한 요소들을 찾아 개선하는 것이기 때문에 그 자체가 창의적인 활동인 셈이다. 이를 실천할 수 있는 영역으로는 공간, 시간, 방식, 지식의 네 가지를 생각해볼 수 있다.

 

하나투어에 근무하는 김 모 영업사원은 최근 1년간 회사에 재택근무를 신청했다. 또 다른 박모 과장은 월화수는 회사로 출근을 하고 목금은 집근처에 있는 지점으로 출근을 한다. 이렇게 하나투어 전체 직원 2500여 명 중 재택근무자는 150여 명, 거점근무자는 600여 명에 이른다.

하나투어는 재택근무, 거점근무, 사차출퇴근, 재량근무 등 네 가지 유연근무제도를 마련해 시간과 공간, 또 업무 방식에서의 낭비적 요소를 최소화하는 동시에 직원들이 일과 가정의 양립을 이뤄나가면서 업무 효율성까지 높이는 성과를 거두고 있다.

그렇게 워크 다이어트는 공간혁신, 시간혁신, 방식혁신, 지식혁신의 네 가지 영역에서 낭비를 줄여 업무 효율성을 높이는 전략으로 접근할 수 있다.

 

 

업무 의욕 높이는 공간혁신

업무 공간에서 낭비적 요소는 쉽게 생각해서는 직원 수 대비 공간의 크기, 각종 사무기기의 배치 등을 생각해 볼 수 있다. 하지만 워크 다이어트에서 집중하는 부분은 이러한 물리적 환경보다는 업무 효율성을 높이기 위한 공간적 요소에 대한 개선이다.

공간적 요소로는 구성원 간 물리적 거리, 시야 확보 여부, 업무 공간 내 시각적 환경 등이 있다. 이와 관련된 문헌들을 살펴보면 구성원 간 물리적 거리가 가까울수록 다른 사람이 자신의 시야에 있을수록 구성원 간에 상호작용이 활발하게 이뤄진다고 기술되어 있다. 또 인공소재가 아닌 자연소재의 사용, 파랑색과 같은 차가운 색이 업무 효율성을 높이는데 도움을 준다고 한다.

이와 함께 공간혁신에서 또 염두해야 할 점은 구성원 개개인의 프라이버시이다. 과거 집단문화에서 개인 중심의 개성을 중시하는 세대가 조직에 흡수되면서 업무 공간에서 프라이버시가 업무 효율성을 높이는 요소 중 하나로 중요해졌다. 구성원 간 물리적 거리가 가깝고 다른 사람의 시야에 노출되어 있는 경우 중심의 개성을 중시하는 세대가 조직에 흡수되면서 업무 공간에서 프라이버시가 업무 효율성을 높이는 요소 중 하나로 중요해졌다. 구성원 간 물리적 거리가 가깝고 다른 사람의 시야에 노출되어 있는 경우 프라이버시를 침해하기 쉽다. 이럴 경우 업무 의욕이 떨어질 수 있으므로 개별적 공간을 마련하는 것이 필요하다. 공간혁신에 나선 기업들이 업무 공간에 업무 집중실 등을 마련해 구성원들이 나만의 공간에서 업무에 집중할 수 있도록 한 것이 좋은 예다.

앞서 살펴 본 하나투어처럼 재택근무, 거점근무 등도 공간에 대한 낭비적 요소를 줄이고 업무 효율성을 높일 수 있는 방법이다. 업무 추진에 지장이 없다면 재택근무 등을 통해 물리적 공간도 확보하고 효율적인 업무 프로세스로 집중도를 높일 수 있다.

 

 

업무 몰입 시간 확보를 위한 시간혁신

워크 다이어트를 통한 시간에 대한 혁신은 업무 몰입 도를 높이는 것이 핵심이다. 주어진 업부 시간 내에서 업무에 몰입할 수 있는 시간을 극대화함으로써 업무 효율성을 높이는 것이다. 결국 몰입 시간을 방해하는 불필요한 시간을 줄이는 것이라고 할 수 있다.

업무를 수행함에 있어 시각적 요소로는 생체리듬. 시간압박, 시간통제감 등을 들 수 있다. 생체리듬은 밤 시간에는 잠이 오고 낮 시간에는 깨어 있는 등 시간에 따라 몸의 반응이 달라지는 것을 말한다. 따라서 구성원들의 생체리듬이 정상적으로 유지될 수 있도록 하는 시간관리가 필요하다. 예를 들어 업무 성과를 높이겠다며 새벽에 출근을 강요한다면 오히려 생체리듬이 깨져 쉽게 피로하게 되고 업무 몰입 도를 저해하는 결과를 가져올 수 있다.

시간압박은 업무 수행 시 업무를 완수할 시간이 충분치 않다고 느낄 경우 가지게 되는 감정이다. 그 압박이 강할수록 업무가 제대로 손에 잡히지 않아 시간을 낭비하는 결과를 초래할 수 있다. 시간통제감은 주어진 시간 내에 업무를 완료할 수 있고 업무 진행이 자신의 통제 하에 있다고 느낄 때 가지게 되는 감정이다.

따라서 워크 다이어트를 통한 시간혁신은 구성원의 생체리듬을 중시하고 시간압박 정도를 효율적으로 조절하며 시간 통제감을 높여 구성원들이 자발적으로 업무 몰입도를 높여 성과를 극대화할 수 있도록 하는 것이다. 그 방안으로는 유연근무제를 도입해 시차출퇴근제, 집중시간제, 재량근로제 등을 생각해 볼 수 있다.

 

 

불필요한 회의문화 개선 등 방식혁신

최근 워크 다이어트를 추진하면서 가장 이슈가 되고 있는 부분이 바로 업무방식에 대한 부분이다. 사실 업무방식에 있어 가장 효율적인 방식에 있어 가장 효율적인 방식에 대한 답을 정하기는 쉽지 않다. 기업마다 사업이 다르고 조직마다 특성이 있고 또 구성원 개인마다 그 기준이 달라질 수 있기 때문이다. 따라서 업무방식에 대한 워크 다이어트를 위해서는 버텀 업으로 구성원들의 의견을 적극 수렴해 개선과제를 도출하는 것이 바람직하다.

구성원들의 의견을 바탕으로 낭비가 많은 업무방식이 도출되면 해당 업무에 대한 재정의 프로세스 재설계, 타이밍과 리스크 관리 등을 추진해 낭비적 요소를 제거한다.

먼저 업무 재 정의는 업무의 본질을 정확히 파악하고 그 본질을 저해하는 낭비적 요소를 줄이는 것이다. 우리는 왜 이 업무를 하는가? 란 질문을 중심에 두고 이를 저해하는 요소들을 찾아나가도록 한다. 회의를 예로 들면 이 회의를 하는 목적이 무엇인지를 명확히 분석해 불필요한 회의 요소는 과감히 없애는 것이다. 종종 회의 자체가 업무가 되어 회의를 준비하느라 정작 집중해야 할 업무에는 몰입하지 못하는 경우를 보게 된다. 또 회의를 수시로 하는 문화를 가진 조직도 많다. 물론 회의가 꼭 필요한 사항이라면 하루에 몇 번을 해도 지나치지 않지만 그것이 조직의 오랜 관행에 따른 것이라면 이는 분명히 낭비가 아닐 수 없다.

프로세스 재설계는 기업의 비용구조, 품질, 서비스 개선을 위한 프로세스 개선을 의미한다. 프로세스 재설계에는 업무제거, 권한이양 등이 포함되는데 업무를 추진하는데 있어 불필요한 절차를 과감히 축소해 효율성을 높이는 것이 핵심이다.

 

 

창의적 조직문화 구축을 위한 지식혁신

정보사회에서 지식사회로 전화되면서 지식은 기업의 경쟁력을 향상시키는 가장 큰 무형의 무기가 됐다. 많은 기업들이 지식경영을 도입해 다양한 제도를 운영하고 있는 점이 그 중요성을 말해준다.

워크 다이어트 관점에서 지식혁신은 지식의 창출, 공유는 물론 지식의 구현을 포함한다. 이를 위해서는 다음이 세 가지가 필요하다.

첫째, 창의성을 발휘하여 새로운 아이디어를 도출하고 이를 구체적인 지식으로 발전시키는 창조적 지식창출이 지식관리의 출발점이 되어야 한다.

둘째, 지식의 공유가 지식을 지식경영시스템에 등록하고 끝나는 것이 아니라 구성원들의 활발한 교류를 통해 살아 있는 지식교류가 되어야 한다.

종종 사내에 지식경영시스템이 구축은 되어 있으나 그 활용도가 크지 않은 경우를 보게 되는데 그 원인을 살펴보면 등록된 지식이 잘못되어 있거나 교류가 되지 않는 경우가 많다. 지식 경영시스템을 구축하는 든 비용이나 운영 인력 등이 결국 낭비적 요소가 되고 있는 것이다.

따라서 워크 다이어트를 통해 실시간으로 지식교류와 피드백이 이루어 질 수 있는 채널을 구축해야 하며 구성원들이 일상적으로 협력하고 지식 공유가 일어날 수 있도록 구성원들의 역량 개발도 병행해야 한다.

마지막으로 조직 내의 지식이 지식 그 자체로 그치지 않고 실행을 통해 창조적 조직성과 창출의 밑거름이 되어야 한다. 이릉 위해서는 내부 경쟁을 완화하고 행동을 중시하는 즉 조직 관점에서 불필요한 경쟁의 낭비를 줄이고 실행에 집중하는 조직문화를 구축해야 한다.

 

 

 

Part 3

워크 다이어트 추진 프로세스

현재 업무 철저히 진단해 맞춤형으로 낭비 요소 제거

성공적인 워크 다이어트를 위해서는 맞춤형과 실행력 두 가지 키워드에 집중해야 한다. 우리 회사의 사업과 조직의 특성에 부합된 맞춤형 추진이 필요하고 실질적인 실행이 뒷받침 되어야 성공적인 워크 다이어트를 이뤄낼 수 있다. 이를 위해서는 우선 현재 업무에 대한 철저한 진단을 통해 업무 효율 향상을 위해 줄어야 할 낭비 요소를 세부적으로 도출해야 한다.

 

워크 다이어트의 목적은 앞서 언급한대로 업무를 줄이기 위한 것이 아니라 업무에 악영향을 미치는 낭비 요소를 줄여 업무 효율성을 높이는 것이다. 따라서 현재 업무에 대한 명확한 진단이 우선 필요하다. 워크 다이어트 추진 프로세스는 크게 네 단계로 요약할 수 있다.

1단계로 현재 업무 진단, 2단계로 업무 프로세스 분석 및 구조화, 3단계로 낭비 요소 도출, 4단계로 추진과제 선정 및 실행이다.

이러한 기본 추진 프로세스를 바탕으로 기업의 사업 이슈 및 조직의 특성을 반영해 맞춤형으로 실행 중심의 워크 다이어트를 추진해야 실질적으로 낭비를 줄이고 업무 효율성을 높일 수 있다.

 

 

STEP 1, 현재 업무 진단

워크 다이어트를 추진하기 위한 첫 단계는 현재 업무를 진단하는 일이다. 기업의 사업이나 조직의 특성에 따라 진단 방법을 다양하게 가져갈 수 있는데 우선 어떤 관점에서 업무를 진단할 것인지를 명확히 정하고 이에 해당되는 진단 항목을 나열한다.

예를 들면 업무 프로세스 관점에서 진단을 한다면 업무 프로세스 상에 영향을 끼치는 요소들, 즉 지시, 보고, 회의, 커뮤니케이션, 정보시스템, 표준양식 등을 진단 항목으로 나열할 수 있다. 이렇게 진단 항목이 정해지면 다시 각 항목별로 세부 진단 내용을 나열한다. 회의 항목을 예로 든다면 하루 업무 중 회의가 차지하는 비중, 회의를 준비하는 전차, 회의실까지 이동거리, 회의에 소용되는 시간, 회의실 내 장비 등으로 세부 진단 내용을 나열할 수 있다.

세부 진단 내용이 정해지면 본격적으로 진단을 실시한다. 진단은 설문조사나 인터뷰 등을 통해 진행하는데 이때 가장 중요한 것이 구성원들의 진솔한 의견을 취합하는 것이다. 단순하게 좋다 나쁘다 를 논하는 정도가 아니라 좋다면 무엇이 좋고, 나쁘다면 왜 나쁜지를 최대한 구체적으로 수집해 진단을 해야 향후 실행단계에서 구성원들의 공감 아래 실행력을 높일 수 있다.

진단을 통해 각 항목별로 현재의 수준이 파악되면 그 결과를 토대로 워크 다이어트 관점에서 실행이 시급히 요구되는 주요 조직 및 분야를 선정한다. 전체 프로세스 관점에서 진단한 결과를 종합해보니 지시, 보고, 커뮤니케이션, 정보시스템은 상대적으로 효율적인 반면 회의와 표준양식은 상대적으로 비효율적인 것으로 나타났다면 회의와 표준양식 항목을 핵심 워크 다이어트 실행분야로 선정하는 것이다.

이렇게 진단을 통해 워크 다이어트 실행 분야가 정해지면 이를 해당 조직 및 관련된 구성원들과 공유해 진단 결과에 대한 공감대를 형성하고 구체적인 실행에 돌입한다.

 

STEP 2, 업무 프로세스 분석 및 구조화

1 단계를 통해 워크 다이어트 분야가 선정되면 2 단계에서는 해당 분야의 업무 프로세스를 분석해 세부적으로 구조화하는 맵 핑을 실시한다. 맵 핑을 하는 이유는 해당 업무를 진행하는 과정에서 어느 부분에 낭비 요소가 있는지를 찾기 위한 것이다.

업무 프로세스 맵 핑 기법으로는 Top Down Chart 와 FDPM(Functional Deployment Process Map) 이 주로 사용되는데, Top Down Chart 기법은 해당 분야의 핵심 프로세스와 그 하부 프로세스를 계층 구조 형으로 전개해 실행과제의 개선 범위를 명확하게 설정하는데 활용되며 FDPM기법은 개선활동을 시작하기 전에 프로세스의 각 영역에서 업무를 수행하고 있는 팀원들이 공동 참여하여 작성함으로써, 세부 프로세스를 이해하고 공유하는데 활용된다.

FDPM 작성 방법은 우선 프로세스 시작점과 끝점을 정의하고 각 프로세스 단계들을 순서대로 기록한다. 그런 다음 각 단계들이 수행되는 위치와 책임 범위를 화살표로 표시하고 해당되는 인력이나 업무 기능을 적는다. 그런 다음 각 단계에서의 의사결정 내용을 기입하고 최종적으로 단계들이 실제로 수행되는 순서를 확인한다. 예를 들어 회의 항목을 FDPM으로 작성한다면 우선 회의의 시작점과 끝점을 정의한다. 회의의 시작점은 회의의 예고부터 정할 수도 있고 시간적으로 회의 시작 몇 시간 전 같이 정할 수도 있다. 그리고 회의의 끝은 회의결과에 대한 리포트 공유 등으로 정할 수 있다. 그런 다음 회의의 전체 단계를 기록한다. 회의 자료 준비, 회의 자료 제출, 회의실 장비 설치, 회의 진행, 결론 도출 및 공유, 리포트 작성 등으로 기록할 수 있다. 그런 다음 각 단계에 해당하는 인력이나 업무 기능, 의사결정 구조를 화살표로 표기해 한 눈에 회의 업무를 볼 수 있도록 구조화한다. FDPM 작성에서 염두해야 할 점은 최대한 단순하게 작성해 해당 업무에 관련된 모든 구성원들이 쉽게 이해할 수 있도록 하는 것이다.

 

 

STEP 3 낭비 요소 도출

2단계를 통해 업무 프로세스를 구체적으로 가시화했으면 3단계에서는 각 프로세스에서의 낭비 요소를 도출한다. 우선 낭비에 대한 정의가 필요한데, 워크 다이어트에서 낭비에 대한 정의는 경영자원(인력, 프로세스, 자금 정보방식)이 정상적으로 작동되지 않는 상태로 정의된다.

경영자원이 기대한대로 작용하는 상태를 이상적 상태라고 한다면 그러한 이상적인 모습과 현상의 차이가 바로 낭비인 것이다.

예를 들어 업무 가능상의 낭비라면 업무 기능의 중복, 정합성 미비, 업무 기능의 과잉 자원 투입 등을 낭비로 정의할 수 있고 인력의 낭비라면 문서작성, 업무역량, 시간관리 등 개인의 행위 단위에서 비정상적 상태를 낭비로 정의할 수 있다.

각 프로세스에서의 낭비 요소는 해당 프로세스에 관련된 구성원들이 참여해 논의를 통해 도출한다. 예를 들어 앞서 FDPM으로 작성한 회의 프로세스에서 회의자료 준비에서의 낭비 요소를 도출한다면 관련된 구성원들이 회의 자료를 준비하는데 시간은 얼마나 걸리고 그 과정에서 어떤 어려움이 있는지 또 회의와는 직접적인 연관이 없는 불필요한 양식이나 절차는 없는지 등을 논의해 세부적으로 낭비 요소를 도출하는 것이다.

이 과정에서 염두 해야 할 점은 가능한 모든 낭비 요인을 구체적으로 발굴하는 것이다. 회의 자료를 준비하는데 시간이 많이 걸린다면 그 요인이 무엇인지, 예를 들어 회의양식이 문제인지, 개인의 스킬이 문제인지, 아니면 복잡한 보고 체계로 불필요한 회의문서가 많기 때문인지 등 구체적으로 낭비 요인을 발굴해야 한다. 이렇게 업무 프로세스에서 낭비 요인이 도출되면 이를 한 눈에 볼 수 있게 정리하고 다시 논의 과정을 거쳐 시급히 개선이 필요한 요인부터 우선순의를 정한다.

 

STEP 4 추진과제 선정 및 실행

3단계를 통해 개선이 시급한 낭비 요인에 대한 우선순위가 정해지면 마지막 4 단계에서는 그러한 요인을 줄이거나 제거할 수 있는 구체적인 개선 관제를 마련해 실행한다.

앞서 워크 다이어트의 핵심 키워드로 맞춤형과 실행력을 강조했다. 4 단계에 가장 중요한 것이 바로 맞춤형과 실행력이다. 3 단계까지를 통해 도출된 낭비 요인에 대해, 이를 줄이거나 제거할 수 있는 개선과제를 조직의 특성이나 현재의 업무 패턴 등을 고려해 맞춤형으로 설계함으로써 실행력을 높이는 것이 중요하다.

예를 들어 낭비 요인으로 우선순위대로 개선과제를 선정할 것이 아니라, 우선순위는 더 높지만 이를 개선하기에는 현재의 업무 패턴을 고려할 때 너무 난이도가 높다면 이를 차 순위로 내리고 다음 우선순위 낭비 요인을 추진과제로 선정해 실행함으로써 구성원들의 참여와 실행력을 높이는 것이 효과적이다.

이런 식으로 낭비 요인에 대한 개선과제별 중요도, 난이도를 평가해 핵심과제 및 Quick win 과제를 선정해 워크 다이어트가 구성원들의 공감 속에 지속적으로 실행될 수 있도록 한다. 또 실행이 완료된 개선과제에 대해서는 정확한 성과평가를 통해 추가 개선과제를 마련하거나 다른 실행전략을 강구하는 등의 반복을 통해 업무 효율성을 극대화해 나가도록 한다.