생산관리 조직구성 및 업무분장에 대한 조언

생산관리 조직구성 및 업무분장에 대한 조언을 부탁드립니다.

 

 

 

 

>안녕하세요.

> 

>저는 자그마한 중소기업의 생산기술부 사원으로 일을 하다가 좋은 계기가 생겨

>중국의 공장을 맡아서 일하게 되었는데 경험이 턱없이 부족하고 의사소통도

>안 되는 제가 혼자서 공장을 셋팅하고 조직구성을 하고 업무분장 및 양식을

>만들려고 하니 많은 어려움을 겪고 있습니다.

>그래서 경험이 많으신 분들의 조언을 구하고자 하오니 많은 도움 자료 부탁드립니다.

> 

>1. 제조회사 조직 구성 및 조직도.

>2. 부서별 업무영역.

>3. 부서별 업무양식.

>4. 임 가공비 및 공수 계산하는 법.

>5. 회계 행정 양식.

> 

>우선 위의 5가지의 대한 자료 및 지식이 턱없이 부족하여 공장 셋팅을 못하고 있습니다.

>많은 분들이 아시겠지만 공장은 하루 고정비용이 지출 됩니다.

>시간은 지나가고 도움 구할데는 없고 맘만 태우고 있습니다.

>한국의 사장님을 통해 중국에 와서 나라 경제의 조금이나마 도움이

>되고자 노력하는 것이니 부디 많은 자료 도움 부탁드립니다.

>감사합니다.

 

 

먼저 5. 회계 행정 양식 부분은 전문분야가 아닌 제 지식으로는 답변을 드리지 못할 것 같습니다. 꾸벅(--)(__)^^;

 

한 회사의 조직까치 챙기시는 것을 보면 분명 중국 공장 총 책임의 역활을 수행하는 것이겠네요. 부럽습니다.^^*

 참고로 제가 구상하고 있는 내용중에 “효율적인 공장 Setup”이라는 주제를 가지고 시간 나면 강의를 하려고 했었는데 gumpara님이 먼저 질문 주셨네요~~^^* 제가 한번 답글 달면 너무 많은 말을 해서 시간이 허비되곤 하는데 이번에는 간단명료하게 답변 드리고자 합니다.

 

1. 제조회사 조직 구성 및 조직도

한 제조업체를 만들기 위해서 가장 첫 번째로 생각해야 할 것은 우선 내가 어떠한 생산방식을 택할 것인가가 되겠죠. 우선 gumpara님의 입장에서는 중국현지에 공장을 세워 현지인을 고용하여 해당 제품을 제조하는 것이 되겠습니다.

제조 이후의 활동에 대해서는 별도로 언급이 없기 때문에 제조 이후의 판매, 물류 등의 내용은 본 장에서 생략하겠습니다.

 

먼저 조직을 구성해야 하는 과제인데요.

조직을 논하기 이전에 먼저 직접인원과 간접인원을 구분해야 합니다. 여기서 말하는 직접인원은 생산에 직접적으로 관여하는 인원을 말하는데요, 예를 들어서 A,B,C,D… line을 구성하였으면 각 라인에 속해있는 사람이 직접인원을 뜻합니다. 단, 수리사는 라인에 속해있지 않으므로 직접인원이라고 말할 수 없습니다. 또한 이 라인을 맡고 있는 조장이라든가 반장 등도 직접인원이 아닙니다.

 

간접인원이라 함은 제조업체에 근무하지만 생산에 직접적으로 참여하지 않은 인원을 말합니다. 예를 들어 구매부서의 구성원은 직접적으로 생산을 하지 않으므로 간접인원이라고 말합니다.

 

그렇다면 직접부서, 간접부서로 나뉘게 되는 것을 대략 알 수 있겠습니다. 왜 간접부서로 나누어야 하는지는 여러가지 이유가 있겠지만 그중 대표적인 것은 직접부서와 간접부서의 급여체계가 다를 수 있다는 것입니다. 물론 이외에도 차이가 여러 가지 있겠습니다만 글 내용의 성격상 자세히 다루지는 않겠습니다.

 

이제, 조직을 구성하기 위해서 직, 간접부서를 어떤 식으로 나누고 만들어야 하는지 얘기를 해보도록 하죠. 생산기술에서 근무하신 경험이 있다고 하셨으므로 대략 어떠한 부서 등이 있어야 하는 것은 이미 알고 있는 내용일수 도 있습니다.

 

제가 구분한다면 생산, 생산관리, 생산기술, 구매&자재관리, QC, 경영지원으로 나눌 수 있겠습니다. 여기서는 생산부서를 제외하고는 모두 간접부서입니다.

 

 

 

 

 

각 부서의 포함 관계 등은 gumpara님 임의대로 포함하거나 분리 할 수 있습니다. 예를 들어 “생산”부서에 생산관리와 생산기술 부서를 포함할 수도 있고 생산기술 부서만 포함하고 생산관리 부서는 공장장 직속으로 두어도 이상할 것이 없습니다. 그러므로 조직 운영은 고정적이지 않습니다.

 

2. 부서별 업무영역.

<생산>

제조업체에서는 가장 중요한 역할을 수행하는 부서입니다. 모든 간접부서는 생산부서를 위해서 존재한다고 해도 지나치지 않습니다. 생산 부서의 업무 역할을 이전 질문 게시판에 답변을 드린 적이 있습니다. 아래의 내용을 참고하시면 되겠습니다.

 

-아 래-

 

시작하기 전에.

생산부서가 있어야 할 목적이 무엇인지 먼저 알아보겠습니다. 여러가지가 있겠지만

아마 아래 두 가지 정도가 가장 핵심이 되는 포인트가 되지 않을까 합니다.
"상호간 약속된 납기를 준수하여 적시에 제품을 바이어에게 공급하기 위해..."
"체계적인 생산시스템 수립으로 낭비의 제로화."

 

체계가 수립되어 있지 않은 생산부서는 혼란만 발생될 뿐입니다. 생산부서에서 수행

해야 할 가장 기본적인 업무를 충실히 이행하지 않을 경우 생산계획에 중대한 차질이

발생되는 것은 자명한 사실입니다.

 

초기 라인 운영에 있어서 시행초기에 발생되는 혼란은 누구도 피할 수 없습니다. 다

만 시행착오를 자신의 경험으로 받아들여 향후에 더 좋게 생산이 진행될지, 시행착오

의 개선 없이 답보상태를 유지 할 지는 관리자의 몫이 되겠습니다. 그렇게 때문에 업

무 분장이야 말로 중요한 관리자의 업무 중에 하나가 되는 것이지요.

 

이제 직급에 따른 생산부서의 업무 분장에 대해서 얘기해보도록 하겠습니다.

과장 또는 부장
-. 생산부서 전반에 대한 책임과 권한을 가지며 생산계획 수립, 생산비용의 최소화를

통한 경영환경 개선에 대한 1차적 책임을 갖고 제반업무를 수행함.
-. 일종의 팀장급으로 해석하면 되겠습니다.

 

대리.
-. 생산업무 전반의 실무를 담당함.
-. 각 직급별 업무 분장 계획 수립.
-. P/O를 접수하여 CAPA를 분석하여 생산계획에 반영하는 업무.
-. 생산계획 수립에 따른 인원 운영계획 수립(충원, 잔업, 특근 등의 진행 유무)
-. 생산기술부서로 부터 생산 공정에 대한 전반적인 업무를 인계하여 공정별 적재적소

에 인원 배치.
-. 공정에 기계 도입 유무 결정에 관한 실무 검토.
-. 자재의 입출고 관리 전결.
-. 일, 주, 월 마감 관리감독.
-. 생산 실적, 품질 실적등에 대한 DATA 관리 실무.

 

반장.
-. 해당 라인에 대한 생산 업무에 대한 책임과 권한을 갖고 있음("라인장"이라고도 불림)
-. 자재 입출고 관리 업무.
-. 인원 근태 관리.
-. 일,주,월 실적 관리.
-. 생산에 관한 일정등을 지시받아 이를 작업원에게 공지.

 

조장.
-. 생산 활동이 멈추지 않도록 필요한 자재를 적시에 공급.
-. 모델 체인지가 이루어질 경우 준비시간의 최소화를 위한 관련 업무 수행.
-. 사내 전반적인 일등에 대한 공지 업무.
-. 자재 입출고 관리.
-. 생산 실적 관리.
-. 불량 자재 반품 리스트 작성하여 자재과 반납 등의 자재 수불 업무.

작업자.

-. 실질적인 생산 활동을 위한 가장 중요한 구성원이며 인원을 구분할 때 직접인원이라고 하며 생산부서를 지원하는 생산기술,품질,구매,자재관리,경영지원등의 인적 구성원은 간접인원이라고 통칭합니다.

-. 굳이 업무 분장을 한다면 관리자로 부터 지시받은 내용에 대한 생산 활동 업무 정도 되겠습니다.

-. 좋은 제품을 만들기 위해서는 모든 사람들이 중요하지만 결국 제품을 조립하고, 검사하는 직접인원의 역활이 가장 중요한 만큼 이 직접인원에 대한 관리가 4M중 가장 중요한 관리 포인트가 될 것입니다.

 

요약
1) 가장 중요한 것은 4M 관리를 어떤 식으로 할 것이냐에 촛점을 맞추시면 어렵지 않게 분장업무를 구상하실 수 있을 것입니다.
2) 위 내용은 각 사별로 조직이 다를 수 있기 때문에 자사에 맞게 수정이 이루어져야 할 필요도 있습니다.

 

<생산관리>

생산부서를 지원하는 부서중에 하나이며 직접부서가 아니므로 생산부서와는 그 성격이 명확히 틀립니다. 생산관리부서는 생산의 일정을 관리 및 조정하는 업무를 가장 중요한 포인트로 두고 있습니다. 바이어와 약속한 제품을 납기내 생산하기 위한 4M에 대한 진행상황 점검, 조율, 조정해야 합니다. 작게는 잔업을 시행해야 하는가? 아닌가, 잔업을 한다면 몇 시간동안 어떻게 진행해야 하는가, 특근을 해야 하는 상황인가 아닌가, 등등 생산에 관한 전반적인 사항들을 챙겨야 합니다. 4M이란 자재(Matrial),사람(Man),기계(Machine),방법(Method)을 말하는 생산의 4요소입니다.

 

정리한다면 생산관리 부서가 수행해야 하는 업무는 다음과 같습니다.

* 생산 CAPA 분석하여 이를 적용한 생산계획 수립하여 모든 부서에 통보(쉽게 얘기한다면 모월 모일 몇시에는 몇 명의 작업자가 어떠한 일을 수행해야 한다는 것을 머릿속으로 그림을 그리면 이해가 쉽겠습니다.)

* 생산 일정 내 진행상황 점검 및 근무계획 수립(잔업, 특근, 철야)

 

<생산기술>

* 제품의 PART LIST를 작성 및 REVISION 관리 업무.

* 바이어로부터 원하는 제품의 사양을 입수 하여 이를 생산에 적용.

* 생산성 향상을 위한 각종 보조 장비(JIG등)의 도입 및 적용.

* 주요 불량의 원인을 신속히 찾아내어 이를 관련 부서에 FEED BACK.

* 해당제품에 대한 공정 편성 계획 수립하여 생산부서의 직접인원에게 친절하고 자세히 알려줘야 함.

 

<구매 &자재관리>

* 정해진 생산계획에 의거하여 일정 내 제품을 생산할 수 있도록 각종 원자재의 구매업무 수행.

* 가격 경쟁력 확보를 위한 재료비 NEGO 활동 및 효과 분석.(대체 자재 또는 업체 이원화 등 검토)

* 자재의 재고 관리.

* 입고된 자재의 생산부서 전달.

* 자재의 재고관리 업무 담당(자재 LOSS 최소화)

 

<품질관리>

* 수입검사(IQC) - 생산 투입 전 품질 확보를 위해 입고된 자재의 품질 검사 시행

* 출하검사(OQC) – 고객 인도전 품질 검증을 위해 제품의 품질 검사 시행.

* 수입검사, 출하검사 공통으로 각 검사 기준이 사련에 마련되어야 합니다.

 

<경영지원>

* 인사 및 총무 업무 수행.

* 공장 내외적으로 돈의 흐름을 관리 및 전체적인 자금 계획 수립하여 집행 및 관리 업무.(분기별 대차대조표, 손익계산서 등)

 

“생산” 부서를 제외한 모든 부서가 직, 간접적으로 생산부서와 연관이 있다는 것을 아실 수 있겠습니다. 다만, 경영지원부서는 생산부서를 위해 있는 것이 아니고 회사 전체를 위해 있다고 보는 게 타당하겠습니다. 이렇듯 제조회사에서 보면 생산부서의 효율적인 운영이 절실히 필요하다는 것을 보여주는 것 알 텐데요. 이 모든 부서가 서로 유기적으로 협조체제를 구축하여 운영이 되는 것이 절대로 필요하겠습니다. 왜냐하면 한 부서라도 고유 업무에 소홀하게 되면 결국 바이어에게 약속한 제품이 납기 내 나오지 못할 것이고 결국 회사 이미지에 유무형의 심대한 피해를 끼치는 것이 될 테니까 말이죠.

 

부서별 업무 영역은 여기서 마치도록 하겠습니다.

 

 

3. 부서별 업무 양식

<생산>

* 생산일보(이게 주별로 모이면 주보가 되는 것이고 월별로 모이면 월보가 되는 것이고 한해분량이 모이면 연간 생산백서가 되겠습니다)

* 검사일보

* 수리일보

* 자재입출고 관리 SHEET

* 근태현황

* 설비점검표 등이 있겠습니다.

 

<생산관리>

* 생산계획표

* 자재 입고 스케줄

* 제품입출고 LIST

 

<생산기술>

* PART LIST

* 제품의 작업사양서

* 공정지도서

* CAPA 분석 자료.

 

<구매&자재관리>

* 발주서.

* 자재입출고 관리 SHEET

 

<QC>

* 수입검사성적서, 출하검사성적서, 수입검사기준서, 출하검사기준서, 이상불량 발생 통보서 등

 

<경영지원>

* 돈의 흐름과 관련이 있는 업무 수행을 위한 근거 서류(이 부분은 저도 전문분야가 아니라서 논외로 하겠습니다.^^*)

 

요약 : 부서별 업무 양식은 부서가 수행하는 업무가 어떤 것인가. 를 먼저 정의하시고 시행하는 과정에서 필요한 서류이므로 반드시 위에 나열한 것만 필요하다고는 볼수 없습니다. 분명 추가적으로 더 많은 서류들이 필요하실 것입니다.

 

4. 임가 공비 및 공수 계산하는 법.

<임가 공비>

임가 공비는 그 적용범위부터 먼저 확인해야 하겠는데요. 이번 장에서는 재료비와 인건비를 포함한 총 임가 공비를 알아보겠습니다.

임가공비의 구성항목은 크게 3가지입니다. 재료비, 직접가공비, 간접가공비입니다.

재료비는 사급재료비와 도급재료비로 나누어지는데요. 사급재료비는 해당하는 부품을 바이어가 공급했을 때의 경우입니다. 그러므로 임가 공비를 구성하는 재료비에는 포함되면 안 되겠지요. 도급재료비는 내자, 외자로 다시 한 번 나누어지게 됩니다. 내자일 경우는 국내에서 수급가능한 경우를 말하는 것이고 외자는 외국에서 수입해야 하는 경우를 말합니다. Gumpara님 입장에서 본다면 공장이 중국에 있으므로 중국내에서 수급가능한 자재는 내자, 중국이 아닌 다른 나라에서 수입해야 한다면 외자로 보면 되겠습니다. 재료비를 내자,외자로 구분하는 이유는 우선 외자는 수입에 필요한 제반경비(관세,부대경비 등)가 포함되므로 액면 부품의 단가를 책정하는데 내자와 다르기 때문입니다.

 

직접가공비는 해당 제품을 생산하게 되는 직접인원에 해당하는 금액인데요. 공식은 다음과 같습니다.

분임 * s/t

예를 들어 분임이 200원하는 사업장에 해당제품의 s/t가 30분이라면 200 * 30 = 6,000원이 됩니다.

간접가공비는 직접가공비에 일정한 비율로 적용하는데 그 성격은 직접부서를 지원하는 간접부서의 업무를 임가공 비에 반영하는 것입니다. 예를 들어 제품 생산을 위해 구매를 했으므로 이에 대한 유상의 가공비가 반영되어야 하고 제품의 품질을 확보하기 위해 품질부서에서 검사를 했으므로 마찬가지로 이에 대한 유상 가공비가 반영되어야 합니다. 보통 직접비의 5~10%에서 선택하고 있습니다. 그러나 간접가공비를 객관적으로 산출할 수 있다면 그 부분을 그대로 반영하시면 됩니다.

 

여기에 기타 일반관리비, 제조경비 등이 들어가는데 일반관리비는 공장의 운영경비(수도세, 전기세, 임대라면 임대 세 등)를 말하고 제조경비는 제조하는데 소요되는 경비를 말합니다. 두 항목을 합쳐서 보통 직접비의 5% 이내에서 선택되고 있습니다.

 

여기에 마지막으로 기업의 이윤을 붙이는데 이 기업이윤이라는 것은 지금까지 소요된 모든 비용은 실질적 소요비용으로서 포함되었다면 기업활동에 있어서 순수한 이익을 추구하는 것을 기업이윤이라고 그 의미를 두어 위 모든 항목을 더한 값의 일정 %를 반영하는 것입니다.

 

대부분의 임가공비는 위와 같은 항목으로 구성됩니다. 실제로 양식이 필요하다면 별도로 정리해서 자료실에 올려 드리도록 하겠습니다. Confirm 주세요. ^^*

 

 

<공수 계산하는 법>

마지막으로 공수 계산하는 법에 대해서 얘기해보도록 하겠습니다. 공수부분도 마침 제가 예전에 강의해 놓은 것이 있어 이를 알려드리는 것으로 대신 하겠습니다. 아래의 내용을 살펴볼까요?

 

-아 래-

1. 공수의 의미
사람이나 기계에서 보유하고 있는 작업 가능한 노동력을 수치로 표시한 것을 나타냅니다.

2. 공수의 활용
- 생산성 분석의 기초자료
기업의 경영 목표는 기본적으로 이윤을 창출하는 것입니다. 이윤창출의 기본방침은 줄일것은 줄이고 늘릴것은 늘리는 것입니다. 말 그대로 불필요한 요인을 제거하여 지출비용을 최소화 하는 것이고 판매를 극대화하여 수입을 늘리고자 하는 활동을 말합니다. 이러한 활동은 전사적으로 추진해야 하는 전사적 차원의 경영개선 활동이라고 말할 수 있습니다.
그렇다면 생산과 관련해서 얘기를 해보도록 하죠. 생산 팀의 경영개선 활동의 가장 주된 목표는 다음과 같습니다.
"최소의 인원(기계)으로 최대의 생산성을 확보~!"
위 목표를 해석해보면 최소의 비용(인건비등)으로 생산량은 기존보다 더 많이 하여 회사수입 극대화에 이바지 한다.라고 보면 되겠습니다.

이러한 활동을 하기 위해서는 여러 가지 DATA를 확보해야만 하는데 그중에 공수라는 것은 이러한 생산성을 분석하는데 가장 많이 사용이 되는 기초 DATA입니다.

- 적정생산량의 산출
공수를 활용하여 어떤 물품을 생산하는데 있어 일정하게 생산할 수 있는 생산량을 산출할 수 있습니다. 이는 몇 명, 몇 대의 기계를 보유하고 있어야 하는가의 첫 번째 물음에 대한 해답을 찾고 더 나아가 최소의 공수를 가지고 최대의 생산효율을 발휘하는데  대한 전략을 수립 시 중요한 기초자료가 됩니다.

3. 공수의 종류
생산지표로 활용하기 위해서 몇 가지 공수에 대한 이해가 필요한데 아래는 그 필요한 내용을 나타내고 있습니다.
- 작업공수(보유 공수)
- 추가공수(잔업공수)
- 유실공수
- 실동공수
- 표준공수

각각의 공수에 대해서 설명을 해보겠습니다.
1) 작업공수
1.1) 정의 : 정상적으로 보유하고 있는 공수, 하루, 시간, 분단위로 얼마만큼의 노동력을 보유하고 있는가를 뜻합니다.
1.2) 단위 : 인일(Man Day),인시(Man Hour),인분(Man Min) 등으로 나타냅니다.
1.3) 산출방법(사람, 기계 적용 동일)
- 인일 : 인원 × 근무일수
- 인시 : 인원 × 근무시간(HR)
- 인분 : 인원 × 근무시간(HR) × 60min

인시에 대하여 예를 들어 보겠습니다. 근무인원이 10명이고 8hr근무한다고 가정하였을때 이 사업장의 작업공수는 10명 × 8hr = 80인시 가 됩니다.

* 이후 단위는 인시를 기준으로 말씀드리도록 하겠습니다.

2) 추가공수(잔업공수)
2.1) 하루 기준 정해진 일과시간외 추가 근로를 진행할 경우의 노동력을 추가공수라고 합니다. 가급적 작업공수 안에서 최대의 효율을 발휘하는 것이 생산성 향상에 도움이 될 것입니다. 이 추가공수는 일종의 비용 낭비이기 때문에 불가피하게 추가공수가 필요하다면 이를 최소화하는 것이 가장 좋습니다.
2.2) 산출방법 : 추가 근로 시 투입된 인원 × 추가 근로시간(hr)
2.3) 일과 시간이후 추가 잔업을 2시간 하고 이 때 투입된 인원이 10명이라고 가정한다면 추가 공수는 10명 × 2hr = 20인시가 됩니다.

3) 유실공수
3.1) 정의 : 여러 가지 사유에 의해 생산이 중단되어 생산 활동을 하지 않았을 경우 발생되는 공수임. 추가공수와 마찬가지로 생산성을 저해하는 요소 중 하나이기 때문에 가급적 유실이 발생되지 않도록 계획 생산을 하도록 운영계획을 잘 수립해야 겠습니다.
3.2) 산출방법 : 유실발생시간 × 유실대상 인원
3.3) 자재의 결품으로 인하여 2hr동안 10명의 인원이 작업을 하지 않았다면 유실공수는 10명 × 2hr = 20인시가 됩니다.

4) 실동공수
4.1) 작업공수에서 유실공수를 제외한 공수를 말함. 실제로 생산 활동을 했을 때의 노동력을 나타내는 개념입니다.
4.2) 산출방법 : 작업공수 - 유실공수
4.3) 그날 작업공수가 80인시이고 유실공수가 0.5인시이면 실동공수는 80-0.5 = 79.5인시가 됩니다.

5) 표준공수
5.1) 정해진 시간 내에 생산가능한 표준적인 노동력을 말함.
5.2) 산출방법 : s/t × 생산량
5.3) 10명의 인원, 하루 8hr 근무, 제품의 s/t가 5분이라고 가정하겠습니다.
- 하루 8hr 근무를 했는데 생산실적이 10ea일 경우 표준공수를 산출해 보겠습니다.
- 5분(s/t) × 10ea(생산량) = 50인시.
그렇다면 10ea를 생산하기 위해서는 50인시가 필요합니다. 이를 인원으로 환산하면 50인시/8hr = 6.25명. 현재 보유하고 있는 인력은 10명이므로 10명이서 6.25명 분량밖에 일을 하지 않았다는 얘기가 됩니다. 그만큼 작업 효율이 떨어졌다는 얘기인데요. 원인은 여러 가지가 있을 수 있습니다. 자재가 품절되어서 라인이 비 가동 되었을 수 있고, 정전, 결근, 지각, 졸음등 여러 가지 유실로 인해 작업효율이 떨어질 수 있습니다. 그렇기 때문에 관리자는 유실을 최소화 할 수 있게 생산운영을 해야 합니다.